A Secretaria Municipal de Saúde inicia suas atividades de planejamento para o ano com a Lei Orçamentária Anual – LOA, Quadro de Detalhamento de Despesas (QDD) e Plano Plurianual (PPA), estes instrumentos são utilizados para a construção da Mensagem de Governo, simultaneamente são realizadas as estimativas das despesas e receitas previstas para o ano em curso, conforme série histórica do ano anterior. Os dados são confrontados com a disponibilidade orçamentaria na busca das adequações, pois os instrumentos devem estar sintonizados para fluir no decorrer da programação. Sabe-se que o planejamento em saúde é constituído por estratégias previamente pensadas com o objetivo de alcançar metas e desenvolver processos da melhor forma possível, ele é essencial para o desempenho das atividades de forma eficiente. Diante do exposto o município de Santo Estevão executa um planejamento trimestral onde é solicitado os materiais de consumo, aquisições de bens, serviços de terceiros e também o pagamento das despesas obrigatórias. O setor de planejamento da secretaria utiliza uma planilha que tem como função o controle do planejamento físico financeiro na secretaria Municipal, ele é fundamental para garantir que os resultados ocorram da forma como planejado garantindo a realização/aquisição das diversas ações assistenciais a população.
A experiência visa socializar a organização do processo de controle das despesas programadas e realizadas durante os quatro planejamentos trimestrais que ocorrem durante o ano na Secretaria Municipal de Saúde de Santo Estevão buscando disseminar a forma de organização que dá certo para que outros municípios adotem e possam estar adequando a sua realidade.
O planejamento da secretaria Municipal de saúde depois de ser autorizado pelo gestor é enviado para a Secretaria de Administração (SECAD) onde é feito o processo gerando as autorizações de fornecimento (AF’s), sendo estes confeccionadas em cinco vias. Depois de serem produzidas são direcionadas a Secretaria de Saúde para correção onde o técnico avalia se o processo foi feito conforme consta na solicitação. Para que haja esse acompanhamento trimestral do planejamento se faz uso de uma planilha de controle de recebimento de autorização de empenho executado individualizada por SD. Neste monitoramento é detalhada toda a descrição do material, serviço ou obra a ser realizada, fornecedor, quantidade desejada, valor total da solicitação de despesa, histórico, dotação, fonte de recurso pagadora da mesma e o numero da conta para fazer a quitação. Sendo o processo conferido, ele é liberado e segue os tramites finais, já quando a alguma divergência ele volta para a administração corrigir e envia novamente para a liberação. Esta planilha é alimentada sempre que o processo é enviado para a secretaria, e isto ocorre diariamente possibilitando assim ajustes durante a realização da programação. Além deste acompanhamento também realizamos contato com os técnicos da Secad para discutir as prioridades da secretaria de saúde no processo licitatório, compras e entregas de mercadorias. As interações são feitas semanalmente para alinhar as informações e melhor resolutividade dos processos.
A finalidade de um controle é assegurar que o resultado do que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possível aos objetos previamente estabelecidos. A essência do controle consiste em verificar se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos ou resultados desejados. Desde o ano de 2017 utilizamos essa planilha apresentada e diante de tudo que foi apresentado os resultados vão depender de uma série de elementos e com a assistência dessas planilhas de controles de recebimento de autorização de empenhos executadas tem-se um resultado favorável tanto a gestão municipal e os usuários do SUS.
A dinâmica das planilhas de controle de cada solicitação de despesa requer muita atenção pois são extensas em sua maioria e possui itens com singularidades principalmente os medicamentos que variam entre comprimidos e ampolas, a dose…, estes são prioridades para não gerar um desabastecimento na rede. Além disso também é feito o monitoramento de todas as notas fiscais que chegam a esta secretaria podendo ser do atual trimestre ou do anterior. Enfim, não é uma tarefa fácil, pois esbarramos muitas vezes nas burocracias do não atendimento na totalidade da autorização de fornecimento, na demora da entrega dos produtos/serviços. Pode-se concluir que o controle das autorizações de fornecimento do planejamento são essenciais para uma maior efetivação das solicitações da secretaria de saúde e consequentemente a realização das ações de assistência aos usuários do Sistema Único de Saúde.
